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TLP TENERIFE 2025
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INSCRIPCIONES DE STAND
RESUMEN DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE STAND EN “TLP TENERIFE 2025”
OBJETO Y VIGENCIA
LA ORGANIZACIÓN otorga al EXPOSITOR el derecho a usar y gozar del área (“STAND”) durante el período de duración de la “TLP TENERIFE 2025”, únicamente con el fin de que el EXPOSITOR pueda usar dicho STAND mediante su participación en el evento organizado por LA ORGANIZACIÓN. En consideración a lo anterior, el EXPOSITOR se compromete a pagar a LA ORGANIZACIÓN el PRECIO referido en dicho FORMULARIO
RESERVA Y PRECIO
Para efectuar la reserva del STAND será necesario que el EXPOSITOR haya sido SELECCIONADO por parte de LA ORGANIZACIÓN para que luego envíe el contrato firmado sin errores de hecho y el recibo del pago del STAND por correo electrónico a partir de las 10:00 hora canaria del LUNES 03 DE FEBRERO DE 2025 con la fecha límite para ello hasta VIERNES 14 DE FEBRERO DE 2025 a las 18:00 hora canaria.
Los correos recibidos con anterioridad serán considerados no válidos teniendo como consecuencia el mismo resultado que la no recepción de los mismos.
Se permitirá en cualquier caso al EXPOSITOR el envío previo de los contratos para su revisión y subsanación de errores, sin que esto signifique la exención de envío dentro del plazo fijado anteriormente, el cual será el único en el que se considerarán válidos los contratos enviados.
Se confirmará al EXPOSITOR en un plazo de 72 horas tras el envío del contrato y el recibo del pago la correcta inscripción y confirmación de su STAND en el evento.
El precio del puesto será:
24 m2 (6 x 4 m ) de 900 € más IGIC (963€ total)
32 m2 (8 x 4 m) de 1200 € mas IGIC (1283€ total)
PAGO Y ANTICIPO
El EXPOSITOR pagará a LA ORGANIZACIÓN la totalidad del PRECIO referido en el FORMULARIO (Anexo I) previamente al envío del contrato.
El método de pago será mediante ingreso de efectivo o transferencia bancaria.
REPARTO DE LOS STANDS
Para el reparto de los STANDS se ofrecerá a los EXPOSITORES, ya seleccionados y con el pago realizado con los precios estipulados en este contrato, la opción de elegir entre dos sistemas de asignación de espacios para garantizar que se adapte mejor a sus necesidades y expectativas:
Opción 1: Subasta de Espacios
En este sistema, cada EXPOSITOR podrá pujar por los espacios que más le interesen. LA ORGANIZACIÓN dispondrá a los EXPOSITORES el plano con las ubicaciones posibles y cada EXPOSITOR que haya seleccionado esta opción de reparto podrá pujar de manera privada por la ubicación deseada. Dicha puja es un sobre coste al precio (ver ANEXO I) del STAND seleccionado, es decir, en un caso hipotético el EXPOSITOR X ha pagado el precio de un stand de 8×4 y ahora está dispuesto a pujar por el espacio deseado llegando a pagar 300 € más. Si hubiera un EXPOSITOR Y diferente pujando por el mismo espacio pero ofreciendo una cantidad inferior, el espacio sería asignado al EXPOSITOR X. El sobre coste solo lo pagará el expositor ganador de la puja.
Opción 2: Sorteo de Espacios
Si el EXPOSITOR, ya seleccionado y con el pago realizado, prefiere dejar la asignación de espacios al azar, puede optar por participar en esta opción. Los espacios a sortear serán los que queden libres tras realizar la Opción 1 con los EXPOSITORES que hayan seleccionado dicha opción.
Los EXPOSITORES tendrán que seleccionar de manera OBLIGATORIA uno de los dos sistemas de reparto de STANDS en el formulario del ANEXO I.
RENUNCIA DEL PUESTO
En caso de renuncia del EXPOSITOR a su espacio contratado, la organización no reembolsará el importe abonado por el mismo.
Quedan exentas causas de fuerza mayor, en dicho caso y tras valoración de la organización, se procederá a la devolución del importe abonado.
USO Y DESTINACIÓN
El arrendamiento del STAND que se acuerda entre las partes opera única y exclusivamente dentro del marco de participación del EXPOSITOR en “TLP TENERIFE 2025” obligándose al EXPOSITOR a cumplir con los parámetros indicados por LA ORGANIZACIÓN de tiempo y normas de uso. Teniendo en cuenta lo anterior, cualquier uso indebido por parte del EXPOSITOR o de su personal, o cualquier perturbación a los demás participantes, clientes, instalaciones, o personal, serán causa suficiente para dar por terminado el presente contrato sin que exista ningún tipo de obligación de pago, reembolso o indemnización por parte de LA ORGANIZACIÓN al EXPOSITOR. Adicionalmente, es claro para las partes que dentro del tiempo del evento, el EXPOSITOR no tiene autorización para montar o desmontar el STAND, ni para realizar adecuaciones en el mismo, salvo por expresa autorización de LA ORGANIZACIÓN, en la medida que se le concede al EXPOSITOR tiempo suficiente antes y después del evento para dichas actividades.
LA ORGANIZACIÓN permitirá el ingreso al EXPOSITOR, 72 horas antes del inicio del evento, el DOMINGO 13 DE JULIO DE 2025, y durante las 24 horas siguientes a la finalización del evento con el fin que este pueda realizar el montaje y desmontaje del STAND respectivamente. El horario de montaje y desmontaje será de 09:00 a 21:00 horas.
LA ORGANIZACIÓN podrá variar la ubicación del PUESTO por causas mayores, previo aviso al EXPOSITOR, con al menos 3 días de antelación al inicio del evento.
Las adecuaciones interiores al espacio arrendado, serán por cuenta y a cargo exclusivo del EXPOSITOR, sin embargo LA ORGANIZACIÓN se compromete a ofrecer:
Stand básico (6×4 m):
- 2 mostradores
- 2 sillas
- 1 mesa
- Rotulación frontis del stand
- Magnetotérmico y diferencial con punto de enchufe doble.
- Dos regletas de tres focos de 100 Watios c/u.
Stand grande (8×4 m):
- 4 mostradores
- 4 sillas
- 2 mesas
- Rotulación frontis del stand
- Magnetotérmico y diferencial con punto de enchufe doble.
- Cuatro regletas de tres focos de 100 Watios c/u.
Stand a medida:
- Se cuantificará el precio según las medidas demandas y disponibilidad del espacio
- El mobiliario asignado será en relación con el espacio contratado.
El EXPOSITOR deberá informar y solicitar a LA ORGANIZACIÓN por lo menos cuarenta (40) días naturales antes del evento, los requerimientos de conexión para equipos especiales como plancha para transfer de camisetas, plancha para transfer de chapas así como otros productos de transfer (tazas, etc.), refrigeradores, hornos, microondas, cafeteras u otros, para lo cual LA ORGANIZACIÓN informará al EXPOSITOR de su aprobación y la disponibilidad o posibilidad de procurar las conexiones eléctricas adecuadas según sean requeridas.
Si el EXPOSITOR no quisiera hacer uso del mobiliario del STAND, según figura en el contrato, o parte de él, deberá notificarlo antes del 01 DE JULIO DE 2025, debiendo hacerse responsable del material que no utilice, en caso de no haber pronunciado renuncia alguna.
En el supuesto de que el evento sea suspendido o aplazado, LA ORGANIZACIÓN le comunicará esta situación al EXPOSITOR con al menos 48 horas de anticipación a la fecha inicialmente pactada, y le informará prontamente la nueva fecha para el evento.
En ningún caso el EXPOSITOR podrá hacer uso de espacio adicional al asignado, tales como los corredores para el paso de los visitantes, ni ubicar en ellos personal o elementos informativos o decorativos. Por lo tanto, toda su actividad deberá desarrollarse dentro del STAND a excepción de los espacios asignados para el desarrollo de las propuestas presentadas por el EXPOSITOR.
OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR
Además de las obligaciones consagradas en el presente contrato, o las que puedan derivarse de la ley, son obligaciones del EXPOSITOR,
- Que su empresa o negocio cumpla con todos los requisitos legales para el normal desarrollo de su actividad económica. Para ello se exigirá el certificado de alta en la actividad con al menos tres meses de anterioridad a la fecha del evento.
- Destinar el espacio del STAND asignado única y exclusivamente para la exhibición y venta de sus productos, sin que pueda ceder o sub-arrendar parte de su espacio a terceras personas.
- Tener listo su STAND 12 horas antes de la hora de apertura del evento. El EXPOSITOR únicamente estará autorizado a realizar trabajos de adecuación y organización de los espacios, así como el ingreso de mercancías, hasta las 21:00 del día anterior a la apertura del evento.
- Responder por todo daño que sus productos, bienes o su personal puedan causar a las instalaciones donde se realiza el evento, a bienes de terceros o a personas.
- Queda totalmente prohibido la venta de cualquier tipo de producto comestible o bebible, aun estando catalogado como producto de merchandising.
- Se prohíbe pintar, taladrar o dañar de cualquier manera tanto el mobiliario como el suelo y paredes del STAND. El EXPOSITOR deberá responder ante la Institución Ferial de Tenerife y LA ORGANIZACIÓN por cualquier desperfecto derivado de tales acciones sufrido por el mencionado material, abonando las tarifas que dicha institución establezca.
- La organización exigirá unas condiciones mínimas de presentación del STAND, orden, higiene, tratamiento de basuras, almacenaje y estética que los expositores deben cumplir. La renuncia a cumplir estas condiciones o el reiterado incumplimiento de las mismas tras sendos avisos será motivo de cancelación del contrato, pudiendo la organización desalojar el STAND.
- Se prohíbe realizar talleres, torneos o cualquier tipo de actividad para cuya participación se exija cualquier tipo de tasa económica a los visitantes sin el permiso expreso y escrito de LA ORGANIZACIÓN.
- Pagar de manera oportuna el PRECIO.
- Cumplir con los horarios de apertura y cierre del evento según sean informados por LA ORGANIZACIÓN que son desde el MIÉRCOLES 16 DE JULIO DE 2025 hasta el DOMINGO 20 DE JULIO DE 2025 con el horario de 11:00 a 20:00.
- Responder frente a LA ORGANIZACIÓN y ante terceros, por cualquier daño, perjuicio o deterioro causado por los productos, equipos o personal en el STAND o en las locaciones del evento, o por cualquier daño, perjuicio o deterioro que razonablemente pueda ser imputado al EXPOSITOR, e incluso salir a la defensa e indemnizar a LA ORGANIZACIÓN por cualquier reclamo imputable al EXPOSITOR, que sea iniciado contra LA ORGANIZACIÓN.
- Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan molestar a otros expositores, así como visitantes, artistas, staff del evento y voluntarios, no pudiendo sobrepasar los 60 decibelios sin el permiso expreso y escrito de LA ORGANIZACIÓN.
- Se prohíbe la venta de merchandising ilegal o carentes de licencia. LA ORGANIZACIÓN podrá expulsar al EXPOSITOR y tomar medidas legales contra la venta de este tipo de productos, así como notificar a los dueños de la licencia de dicha actividad.
LA ORGANIZACIÓN no asume ninguna responsabilidad en caso de medidas legales por parte de las compañías dueñas de las licencias contra el EXPOSITOR.
Esto incluye también la realización de productos sin la licencia pertinente, es decir, la impresión de camisetas, chapas, tazas, etc, así como cualquier acción siempre y cuando no se posean los derechos pertinentes. - Para la elaboración de diferentes memorias justificativas, el EXPOSITOR proporcionará de manera OBLIGATORIA a LA ORGANIZACIÓN al finalizar el evento los datos totales de facturación durante el período del evento. El tratamiento de los datos será totalmente anónimo a la hora de insertarlos en los diferentes documentos que lo requieran.
Teniendo en cuenta la naturaleza de las ferias y eventos en cuanto a su temporalidad, es de la esencia del presente contrato que el EXPOSITOR cumpla a cabalidad y en debido tiempo con las referidas obligaciones, en particular con la referida al desmontaje del STAND y a la retirada de todos sus productos, equipos, personal, mercancía, materiales, etc., que haya utilizado en dicho STAND.
En el caso que dentro del día siguiente a la finalización del evento el EXPOSITOR no haya retirado la totalidad de los referidos materiales de su STAND, el EXPOSITOR autoriza de manera amplia y suficiente a LA ORGANIZACIÓN (o a quien LA ORGANIZACIÓN designe) para retirar, con cargo al EXPOSITOR, todos los referidos elementos, sin que esto cause ningún tipo de responsabilidad de manejo, custodia o transporte a cargo de LA ORGANIZACIÓN.
LA ORGANIZACIÓN no se hará cargo en ningún caso el lunes tras la clausura del evento de ninguna de las pertenencias que ahí pudieren dejar los EXPOSITORES para la entrega a empresas de mensajería
CONDICIONES DE PERSONAL Y HORARIO
El personal de cada STAND vendrá limitado en su número por el tamaño del STAND contratado:
6×4 metros: 4 acreditaciones.
8×4 metros: 5 acreditaciones.
A medida: Se hará relación según tamaño.
Las acreditaciones serán DIGITALES, a través de código QR o similar y enviadas por email. En el punto de control habilitado para EXPOSITORES se mostrará el móvil con la acreditación para poder acceder al evento.
Las acreditaciones digitales corresponden a la necesidad de reducir el consumo de papel, ahorrar en recursos naturales, dejar una menor huella de carbono y generar menos residuos.
El EXPOSITOR podrá imprimir dicha acreditación por su cuenta si así lo viese necesario.
El EXPOSITOR se compromete a que el personal que trabaje dentro de su STAND cumpla con las condiciones legales de contratación y alta de la seguridad social durante la duración del evento. En ningún caso LA ORGANIZACIÓN gestionará contrataciones, altas en la seguridad social o demás gestiones que en todo caso corresponderán al EXPOSITOR del STAND. LA ORGANIZACIÓN podrá pedir la documentación que acredite el cumplimiento correcto de dichas condiciones legales.
Todo el personal del STAND deberá estar inscrito en un formulario proporcionado por LA ORGANIZACIÓN a través de un correo electrónico, que el EXPOSITOR deberá enviar por el mismo medio desde el día 16 DE JUNIO DE 2025 hasta el día 30 DE JUNIO DE 2025 (pudiendo varias dichas fechas). En el supuesto que el EXPOSITOR no hubiese enviado el formulario dentro del plazo, o en el caso en el que fuera de plazo se pretendiesen inscribir más personal, el EXPOSITOR deberá abonar 25€ por cada persona a acreditar.
En caso de que el EXPOSITOR quisiera inscribir a más personal de lo establecido según su tipo de STAND, deberá abonar 25€ por cada persona a acreditar.
Para acreditaciones adicionales (monitores de talleres o actividades) consultar con la organización. Dichas acreditaciones adicionales solo se otorgarán previa justificación de las necesidades de las mismas.
El personal de cada STAND deberá quedar correctamente acreditado, quedando obligado a ceder los datos necesarios a la organización para su uso exclusivamente con tal efecto. Así es obligatorio que se porte y exhiba una camiseta/uniforme oficial del STAND al que representen.
El número máximo de invitaciones por STAND vendrá también limitado por el stand contratado siendo los siguientes números el mínimo de invitaciones a las que podrá acceder un stand:
6×4 metros: 5 pases de 1 día.
8×4 metros: 2 pases semanales, 5 pases de 1 día.
A medida: Se hará relación según tamaño.
Dichas invitaciones serán entregadas a través de vía email en cuanto estuviesen disponibles y previo al evento.
El horario de apertura al público será del 16, 17, 18, 19 y 20 DE JULIO DE 2025 y con un horario de 11:00 a 20:00 horas.
Los EXPOSITORES tienen la obligación de estar presentes o estar representados durante el horario de apertura al público.
El acceso de EXPOSITORES y su personal al recinto, más específicamente a la NAVE MULTISUSOS donde estarán situados los STANDS durante el evento, estará permitido de 10:00 a 20:30 horas y será únicamente por la puerta habilitada al personal del evento situada en la planta de abajo, «PUERTA HALL SANTA CRUZ» según nomenclatura del Recinto Ferial.
Queda TERMINANTEMENTE PROHIBIDO subir a la planta denominada GRAN NAVE (planta alta del recinto ferial) durante los días de montaje sin autorización expresa por parte de LA ORGANIZACIÓN, así como durante los días del evento ANTES y DESPUÉS del horario de apertura. Durante el horario de apertura (de 11:00 a 20:00) existe la accesibilidad a dicha planta. La puerta habilitada para la entrada y salida de los EXPOSITORES estará disponible durante el evento de 10:00 a 20:30 como se menciona más arriba.
Existe la posibilidad de acceder por dicho acceso ANTES de las 10:00 y DESPUÉS de las 20:30 horas con un sobre coste de personal de seguridad y accesos. Para ello el ARRENDATARIO puede consultar dicho coste si así lo determinase necesario para su actividad.
INCUMPLIMIENTO
Sin perjuicio de la indemnización referida para el anticipo, las partes acuerdan que el incumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente documento por parte del EXPOSITOR, conllevarán a la resolución del contrato unilateralmente por parte de LA ORGANIZACIÓN.
RESPONSABILIDAD
LA ORGANIZACIÓN no asume ninguna responsabilidad por los daños o perjuicio que al EXPOSITOR, sus bienes o personal, puedan sufrir por causas atribuibles a terceros, sustracción con violencia o sin violencia, hurtos o siniestros causados por incendios, inundación o terrorismo. La existencia de vigilancia por parte del recinto, no implica en ningún caso responsabilidad de LA ORGANIZACIÓN. El EXPOSITOR es responsable en todo momento por sus bienes y por la cobertura de seguros sobre los mismos.
El EXPOSITOR reconoce que la responsabilidad de LA ORGANIZACIÓN en el presente contrato se limita al otorgamiento del uso del PUESTO al EXPOSITOR para el evento.
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